Компьютерные Информационные Системы КИС Компьютерные
Информационные   
Системы
Волжский:  (8443)  27-53-12, 27-54-25, 27-57-18  ICQ: 622586532 Время работы:
900-1800
Волгоград:  (8442)  98-99-05, 98-57-18  ICQ: 616396128
Мобильные телефоны:  917-338-57-18, 917-338-99-05  Skype: jsccis

Отчетные формы - Руководство по бюджетированию

14.3.2. Отчетные формы

Отчетные формы отражают сводный бюджет предприятия и контроль его исполнения, а так же требуемые добавочные сведения.

Система отчетов в ПМК КИС:Бюджетирование 2.0 построена на средстве обработки информации - MS Excel. Любой отчет, созданный в системе, может быть сохранен для дальнейшего использования в виде файла MS Excel. В системе отчетов MS Excel предоставляет книги в качестве шаблонов, что позволяет использовать всю мощь офисного приложения в форматировании, вычислениях, построениях графиков и диаграмм. Отчетные формы могут располагаться на разных листах, что позволяет конструировать очень сложные комплексные отчеты.

Система отчетности позволяет создавать новые, редактировать и выводить на печать отчетные формы в Excel. Конструктор отчетов предназначен для генерации печатных форм и вывода информации. Технологической основой системы отчетов является процесс вывода данных в заданный диапазон ячеек в Excel книгах. Заполнение может быть, как в древовидном виде с организацией структуры группировки, так и виде плоской двухмерной таблицы.

Отчеты можно сформировать двумя способами в пункте Конструирование отчетов раздела  нажать :

·     Создать новую форму отчета в Конструкторе отчетов.

·     Создать на основе типовой формы отчета.

Конструирование отчетов:

1. Для того чтобы открылась новая форма отчета, необходимо отменить окно выбора варианта отчета, нажатием кнопки .

Если же отчет создается на основе типовой отчетной формы, тогда указывается имя файла, на основе которого будет конструироваться новый отчет.

Рис. 14.33. Конструирование отчета на основе типовой формы.

Рис. 14.33. Конструирование отчета на основе типовой формы.

·     2. В открывшейся новой форме отчета в Excel книге выбрать диапазон ячеек, в которые будут выводиться данные. Желательно выбранному диапазону присвоить имя.

·     3. Выделенный диапазон добавить в идентификатор отчетов, расположенной на левой панели.

Рис. 14.34. Добавление диапазонов в идентификатор отчетов.

Рис. 14.34. Добавление диапазонов в идентификатор отчетов.

4. Добавить источник данных. Источником может быть либо инфоблок, либо представление данных.

Если источником данных выбирается инфоблок, то отчет формируется в виде плоской двухмерной таблицы. И для данного отчета шапку таблицы желательно создать вручную, которая формируется в зависимости от выбранных полей.

Чаще всего источником данных выступает Представление данных, что позволяет провести предварительный детальный анализ, фильтрацию и группировку информации перед формированием отчета.

Представление данных может быть в древовидном виде с организацией структуры группировки или неструктурированным. В том случае, если Представление данных не имеет структуры, то ее можно задать при заполнении полей, проставив «крыжики» во второй графе.

В том случае если представление данных структурировано, то структура отчет формируется автоматически.

5. Выбрать поля, которые будут выводиться в отчете.

Если отчет имеет сложную комплексную структуру, то его, возможно, располагать на разных листах и соответственно поля указываются в зависимости от содержания данного листа отчета.

Дополнительно в ПМК КИС:Бюджетирование возможно установить номер строки от 0 до 4, это позволяет выводить данные последовательно по строкам в соответствии с установленным номером.

Рис. 14.35. Вывод данных по строкам в соответствии с номером.

Рис. 14.35. Вывод данных по строкам в соответствии с номером.

В данном отчете количество товарной продукции и цена за единицу выводятся на одном уровне, а товарная стоимость выпуска строкой ниже (номер строки устанавливается 1). Такое представление отчета более наглядно, и дает возможность контролировать полученные результаты.

6. Заполнить, если это необходимо следующие поля:

·     Фильтр (фильтр выбирается субконто из данных по Фильтрам). Используется в том случае, если источником данных является представление данных, имеющее параметрический фильтр и соответственно отчет возможно сформировать согласно выбранному фильтру;

·     Упорядочить. Данное поле позволяет упорядочить структуру отчета (если необходимо упорядочить по элементам в данном поле вписывается elementid);

·     Разместить структуру в столбцах (от 1 до 10);

7. Указать поля, формирующие отчет:

·     Заполнять пустые – поле указывается автоматически;

·     Автозаполнение – данное поле при формировании отчета позволяет автоматически расширять диапазон отчета;

·     Показывать заголовки – автоматически формируются заголовки отчета, рекомендуется использовать в том случае, если источником данных выбирается представление данных;

·     Использовать защиту ячеек. При использовании данного поля, возможно, вводить формулы в ячейки и в Представлении отчета в этих ячейках данные не выводятся;

·     Сравнить бюджет. Данное поле по функциям аналогично кнопки  Сравнить 2 варианта бюджет в Представлении данных.

Рис. 14.36. Добавление отчета. Сравнить бюджет.

Рис. 14.36. Добавление отчета. Сравнить бюджет.

В полученный отчет, если требуется, можно внести любую дополнительную информацию.

Если отчет формируется на основе типовой отчетной формы:

Рис. 14.37. Пример ввода в отчет дополнительной информации.

Рис. 14.37. Пример ввода в отчет дополнительной информации.

Данный отчет необходимо отредактировать в соответствии с пунктами 4 – 7, тогда он будет иметь следующий вид:

Форматирование отчета аналогично форматированию любого MS Excel файла, осуществляется в главном меню: Формат®Стиль

В отчетах рекомендуется использовать следующие виды стилей:

- для заголовков шапки таблицы - стиль HeadCol, редактирование стиля осуществляется нажатием кнопки

Для того, чтобы сохранить все изменения по стилю и использовать его в представлении отчета нажать .

- для наименования строк используются стили HeadRow, в зависимости от номера строки устанавливается стиль HeadRow1, HeadRow2 и т.д

- поля с данными таблицы заполняются стилем LineRow.

Заключительным этапом в формировании отчета является определение параметров страницы.

Поля страницы определяются в соответствии с рисунком:

При выводе на печать отчета на странице должны содержаться верхний и нижний колонтитулы:

В разделе Лист необходимо указать диапазон, который соответствует области отчета, выводимой на печать.

8. Перед закрытием необходимо указать все свойства отчета, для этого нажать на кнопку сохранить и заполнить открывшееся окно. В том случае, если код отчета (идентификатор) совпадает с уже имеющимся в базе, либо одно из свойств отчета не определено, то программа выдаст предупреждающее сообщение и не сохранит отчет.

Примечание: В наименовании отчета не должны содержаться следующие символы: \,/,*. Если в имя входят приведенные выше знаки, то при открытии отчета в конструкторе, либо в просмотре выдается ошибка и открывается чистый бланк отчета.

9. Если отчет необходимо удалить, используется кнопка .

10. После сохранения отчета с новым кодом, обновить список отчетов.

11. Для просмотра и вывода отчета на печать предназначен раздел Отчеты.

Рис. 14.38. Просмотр отчета.

Рис. 14.38. Просмотр отчета.

Если отчет нужно распечатать, нажать кнопку .

При просмотре отчета, его также можно отформатировать, однако, эти изменения будут разовыми, только для вывода на печать, т.е. они не сохранятся.

Примечание: Для закрытия отчета необходимо в МенюОкно выбрать соответствующий отчет. Другой способ приведет к некорректной работе MS Excel.


...347348349350351352353354355356357358359360361 
353  |Просмотр представления данных - Руководство по бюджетированию 355  |Импорт данных - Руководство по бюджетированию
© КИС - Компьютерные Информационные Системы Яндекс.Метрика Яндекс цитирования