Компьютерные Информационные Системы КИС Компьютерные
Информационные   
Системы
Волжский:  (8443)  27-53-12, 27-54-25, 27-57-18  ICQ: 622586532 Время работы:
900-1800
Волгоград:  (8442)  98-99-05, 98-57-18  ICQ: 616396128
Мобильные телефоны:  917-338-57-18, 917-338-99-05  Skype: jsccis

Первые шаги по автоматизации бюджетного процесса. Собственный практический опыт

Как составить бюджет: практические советы

Шохина Г.И.
Фин. директор ОАО "Энерготехмаш"

Первые шаги по автоматизации бюджетного процесса. Собственный практический опыт

В современных условиях эффективность функционирования российских промышленных предприятий во многом определяется использованием прогрессивных форм и методов управления.

Бюджетирование является одним из основных инструментов управления. Это оценка настоящего, прогнозное видение будущего и управление предприятием через систему бюджетов.

О популярности выбранного пути управления бизнесом свидетельствует динамика внедрения и совершенствования систем бюджетирования на российских предприятиях. Интерес руководителей и специалистов к решению задач в этой области огромен, но вопросы и проблемы существуют.

  • Как создать эффективную систему и избежать неоправданных издержек?
  • От чего зависит успешная реализация проекта?
  • Как разработать регламент бюджета, и какие показатели контролировать?

Каждая компания, осуществляющая внедрение, проходит свой путь, и выбирает свое уникальное решение. Но надеемся, наш практический опыт самостоятельного внедрения, первые пройденные этапы, возникающие проблемы и их решения, будет интересен.

История нашего завода начиналась со строительства Волжской ГЭС, которая остро нуждалась в качественном и оперативном ремонте машин, занятых на всесоюзной стройке. К 1962 году коллектив завода вырос до 1700 человек, объем выпускаемой продукции увеличился в 5 раз. Заводом был освоен капитальный ремонт двигателей и агрегатов автомобилей ЗИЛ, МАЗ, КрАЗ и выпуск передвижных вагонов-общежитий. Эта продукция и стала визитной карточкой завода на последующие десятилетия. Было освоено производство передвижных мастерских для ремонта и обслуживания релейных воздушных и кабельных линий и трубопроводов на шасси автомобилей ЗИЛ, ГАЗ, "Газель", металлоконструкций для ремонта низковольтных ЛЭП. Постоянно совершенствуя производство, завод освоил выпуск новых образцов мобильных зданий (модулей) производственного и бытового назначения на шасси и подкатных тележках, сборные контейнерные модули 1 и 2-х этажные. Их комплектация и внутренняя отделка отвечают всем требованиям международных стандартов. По-прежнему повышенным спросом пользуются грузоподъемные механизмы и опрессовочное оборудование.

Внедрение новых производств, расширение ассортимента выпускаемой продукции, потребовали и качественные изменения в системе управления предприятием, совершенствование существующей системы планирования. Увеличение объема обрабатываемой информации уже не позволяло в полной мере выполнять моделирование и анализ вариантов, эффективно распределять ресурсы, осуществлять планирование и контроль финансовых потоков и своевременно получать информацию для принятия управленческих решений.

После продолжительных обсуждений и дискуссий, мы пришли к пониманию необходимости внедрения системы бюджетирования и выбору автоматизированного программного обеспечения, отвечающего установленным требованиям

Одним из определяющих моментов - возможное внедрение автоматизированной системы собственными силами.

Для осуществления намеченных целей, был назначен руководитель - ответственный за внедрение проекта и координирующий процедуру бюджетирования.

В ноябре 2003г. начались работы по внедрению автоматизированной системы бюджетирования на нашем предприятии, которые условно мы разделили на этапы.

1.Введение в Бюджетирование.

Первый шаг, на котором возникли небольшие сложности, установка программного обеспечения. Но разработчики предложили нам выход, который на этом этапе нас устроил. Наличие инструкции по установке и квалифицированная техническая поддержка позволило нашим специалистам успешно создать необходимые рабочие места. Было проведено первичное обучение, по ознакомлению с функционированием программного обеспечения и по вопросам организации процедуры бюджетирования.

2.Формирование фундамента системы бюджетирования - составление cтруктуры бюджета.

Следующий этап - наиболее ответственный и сложный, являющийся центральным в бюджетном процессе, целью выполнения которого, разработка доходных и расходных статей бюджета предприятия и определение уровня детализации бюджетных элементов.

Ввести весь объем информации выпускаемой номенклатуры естественное желание, но в данный момент для нас оно было нецелесообразное. С одной стороны, запланировать спрос на год для каждого изделия (количество видов отгружаемой продукции составляет более 500 позиций) затруднительно и трудоемко. В тоже время для автоматизации бухгалтерского учета на предприятии внедряется программный комплекс "БЭСТ" и планируется во втором квартале завершить производство и реализацию продукции, на основании которых, будет возможно произвести настройку и синхронизацию плановых и фактических данных.

Для формирования целостного представления о программном продукте, его функциональных возможностях было принято решение осуществить укрупненное планирование некоторых видов продукции. Что также позволило составить первый бюджет предприятия в минимальные сроки, обучиться работать с программой и начать внедрение бюджетного процесса.

Кодирование бюджетных элементов осуществлялось на основании аналитических регистров бухгалтерского учета и с помощью несложной разработанной системой шифрования бюджетных данных.

3.Разработка Регламента бюджета, преодоление психологического барьера.

Для выполнения данного этапа, осуществлялась разработка прогнозов, отражающих особенности бизнес-процессов и влияние внешних факторов на развитие предприятия в планируемом периоде. Установлено необходимое минимальное количество бизнес - прогнозов, оказывающих ключевое влияние на составление бюджета и освоение базового функционала (сбыт, производство, затраты, налоги…).

Определены и назначены центры планирования по функциональным областям деятельности для подготовки прогнозных показателей и установлены сроки выполнения.

Основная нагрузка пришлась на сотрудников планово-экономической службы, но участие в бюджетном процессе приняли 16 структурных подразделений - центров ответственности, отвечающих за выполнение утвержденных плановых показателей, имеющих полномочия, установленных регламентом бюджета и их функциональными обязанностями, в соответствии с существующей организационной структурой предприятия.

Постепенное вовлечение сотрудников в процесс бюджетирования позволил уменьшить негативное сопротивление нововведению и в ходе внедрения системы увеличить их заинтересованность. В интересах руководства связать систему мотивации с системой бюджетирования, позволяющую определять границы ответственности и оценивать результат работы подразделений.

4.Подготовка и введение плановых показателей.

На основании анализа фактических данных предшествующих периодов и заключенных договоров на 2004г. отдел сбыта совместно с отделом маркетинга составили прогнозный спрос на реализацию мобильных зданий, грузоподъемных механизмов.

На этом этапе специалистами планово-экономического отдела были подготовлены единые макеты документов для планирования затратных элементов.

Центры планирования определили и обосновали расходные сметы условно-постоянных затрат с выделением центров затрат. Но ни все центры планирования подошли ответственно к выполнению поставленных задач, для улучшения этого процесса была организована "защита" плановых показателей.

Более конструктивно осуществлять планирование на следующем этапе позволит введение функции контроля бюджета, и определение персональной ответственности за выполнения бюджетных показателей.

Изучая инструкцию по работе с программным продуктом и опираясь на консультационную поддержку, сотрудники планово-экономического отдела осуществили ввод информации. Потребовались значительные усилия, но квалификация и опыт сотрудников, целеустремленность руководства позволили успешно выполнить все задачи в непродолжительные сроки.

5.Расчет и утверждение Бюджета предприятия.

На основе сформированных прогнозов, был осуществлен расчет бюджета. В ходе составления бюджета незначительно, но неоднократно корректировалась и расширялась структура, изменялся регламент бюджета, анализировались и модифицировались плановые показатели, что в конечном итоге позволило создать первый бюджет предприятия.

30 декабря 2003г. был утвержден бюджет предприятия, включающий операционные бюджеты и сформированные на их основе прогнозные финансовые отчеты: отчет о доходах и расходах, отчет о движении денежных средств.

Срок внедрения автоматизированной системы бюджетирования составил 1,5 месяца.

Система бюджетирования, как и система управления в целом, непрерывный процесс воздействия, и сегодня на предприятие происходит развитие системы.

В процессе внедрения системы бюджетирования планируется детализация бюджетных показателей, идентичных контуру бухгалтерского учета, расширение функциональных возможностей программного обеспечения, составление квартальных планов, увеличение рабочих мест, непосредственное вовлечение в процедуру бюджетирования структурные подразделения предприятия и автоматизированный контроль исполнения поставленных задач. Значительные усилия всех служб на выполнение этих задач, изменение культуры планирования, обеспечат создание эффективной системы управления предприятием, повысить конкурентоспособности компании.

KИC - Компьютерные Информационные СистемыKИC - Компьютерные Информационные СистемыБюджетированиеБюджетированиеПлан производстваПлан производстваСебестоимостьСебестоимостьФинансовый анализФинансовый анализКИС:БюджетированиеКИС:Бюджетирование
© КИС - Компьютерные Информационные Системы Яндекс.Метрика Яндекс цитирования