Компьютерные Информационные Системы КИС Компьютерные
Информационные   
Системы
Волжский:  (8443)  27-53-12, 27-54-25, 27-57-18  ICQ: 622586532 Время работы:
900-1800
Волгоград:  (8442)  98-99-05, 98-57-18  ICQ: 616396128
Мобильные телефоны:  917-338-57-18, 917-338-99-05  Skype: jsccis

Бюджетирование в MS Excel, преимущества и недостатки (часть 3)

Преимущества и недостатки использования MS Excel для бюджетирования

Часть 3 из 6

Наиболее распространенным применением офисного приложения MS Excel в холдингах с распределенной структурой планирования производственно-коммерческой деятельности является создание системы предоставления бюджетной информации на основе Excel бланков.

Регламентация предоставления строго типизированных данных от структурных бизнес единиц является естественным требованием бюджетного процесса и, как показывает многолетняя практика, делает его весьма эффективным.

Процедуры бюджетирования с использованием Excel бланков

    1.  В управляющей компании холдинга разрабатываются Excel файлы -  унифицированные бланки для составления операционных и финансовых бюджетов бизнес единицы.  В файлах расчетные ячейки с формулами имеют защиту, добавление новых столбцов и строк запрещается.  По столбцам определяются периоды горизонта планирования. Нередко столбцы для ввода фактических и плановых данных расположены на одном листе, в зависимости от этапа бюджетного процесса незадействованные столбцы скрываются. В многострочных блоках по статьям бюджета предусматривается создание резервных ячеек и   скрытие неиспользуемых строк,  что позволяет итоговые суммы всегда иметь по определенному заранее адресу. На первый лист выносится сводная информация по всем разделам бюджета. В наиболее «продвинутых» бюджетных моделях существует система первичного контроля данных по установленным лимитам и непротиворечивости информации, основанная на контроле взаимно балансируемых показателей(примером может служить «Прогнозный баланс»). VBA в бюджетной модели используется очень редко и в основном для интерфейса ввода данных.

    2.  На структурных бизнес единицах экономическая служба вносит в эти файлы плановую или фактическую информацию. Как правило, внесение информации - ручной труд переноса информации с источников, предоставленных соответствующими службами и отделами. Фактическая информация исполнения бюджета получается интеллектуальным творческим переосмыслением бухгалтерских данных экономической службой. Бухгалтерские данные в управляющую компанию запрашиваются только в агрегированном виде и, конечно, у хороших экономистов итоги всегда «правильные».

    3.  В центральном управлении собранную информацию в файлах экспортируют в какую-нибудь OLAP систему, которая выступает поддержкой принятия решений. Полученная информация обрабатывается, элиминируются операции, связанные с внутренними оборотами, данные консолидируются в бюджет холдинга. Наличие в БД OLAP исторических плановых и фактических данных делает ее более мощным инструментом анализа.

При всех достоинствах описанного применения MS Excel в бюджетировании имеются существенные недостатки. Наиболее важными из них являются отсутствие транспарентности  в управлении затратами и низкая мотивация ЦФО на снижение себестоимости продукции.

Отсутствие транспарентности в управлении затратами

Данное утверждение не выглядит бесспорным, так как система бюджетирования направлена на реализацию финансовой прозрачности. Но практика показывает, что используя Excel-бланки в холдинговых компаниях, потребность в ресурсах определяется ориентировочно и бюджетные показатели значительно агрегируются.

Бывают совершенно анекдотические случаи. Так бюджет крупного проектного института составлялся одним начальником ПЭО в течение 2-х рабочих дней без привлечения Начальников отделов, Главных Инженеров Проектов, Заведующих лабораториями. Все прогнозные данные он «генерировал» самостоятельно исходя из своего жизненного и профессионального (более 30 лет) опыта. При этом его нередко ставили в пример - все бюджетные показатели Института соответствовали методическим требованиям и среднесрочному плану развития холдинга. Такое «бюджетирование» можно было бы осуществлять непосредственно в центральном управлении.

На промышленных предприятиях, входящих в состав холдинга, производственную программу в системе Excel-бланк «рассчитают» весьма приблизительно. Утвержденные нормы использования ресурсов, применимые к целевому товарному выпуску, только в некоторых случаях совпадают с валовым выпуском. Данный дисбаланс производственники всегда готовы объяснить тем, что линейная математика не отвечает реальному положению дел, так как не отражает наличие заделов производства (запасы незавершенного производства) и длительность производственных операций. Но если выполнить расчет с включением всех параметров технологического процесса, то во многих случаях инициируется пересмотр технологических норм. Обычно пересматриваются нормы, а не сама производственная программа. Причина такого положения дел заключается в том, что производство планируется по факту предыдущих периодов посредством применения натурального интеллекта в чистом виде с элементами аппроксимации. При этом завышение утвержденных норм над научно обоснованным объясняется изношенностью оборудования, недостаточным уровнем финансирования ремонтов и прочими объективными обстоятельствами, но оперативный контроль часто выявляет нецелевое использование ресурсов.

Низкая мотивация на снижение себестоимости продукции.

Освоение бюджетных средств является важной задачей менеджеров предприятий. Если по бюджетной статье сложилась экономия, то «выбить» по ней финансирование на следующий горизонт планирования будет весьма проблематично, поэтому «освоение» производится всеми доступными способами. В данном феномене  кроется основной недостаток бюджетирования как системы планирования. А система Excel-бланк бюджетирования значительно усиливает негативное влияние этого явления. Контроль над достоверностью предоставляемых фактических данных исполнения бюджета осуществляется соотнесением их с основными показателями бухгалтерской отчетности, что явно дает широкие возможности экономической службе предприятия в «правильной» трактовке затрат. Акционеры холдинга оценивают эффективность управления бизнес единицами с закрытыми глазами. Данная проблема кадрового решения не имеет, так как «правила игры» определяют результат. На таких предприятиях руководители высшего и среднего звена выполняют свои функции управления только в оперативном «пожарном» режиме, а краткосрочное планирование не осуществляется. Обычным атрибутом внедрения бюджетирования является «разбуженный» Главный специалист со сметой, превышающей бюджет предприятия. Для него важным является запросить такую сумму, которую обязательно «секвестируют» – таким образом, он в краткосрочной перспективе снимает с себя ответственность за чрезвычайные ситуации в пределах своей компетенции.

Предлагаемое решение

Для устранения обозначенных проблем необходимо продолжить регламентацию бюджетного процесса до уровня главных специалистов и руководителей отделов, управлений, лабораторий, выделенных подразделений. Совершенно понятно, что регламент бюджетирования бизнес единицы должен вырабатываться не в центре, а непосредственно менеджментом предприятия. Включение процедур бюджетного процесса в систему менеджмента качества предприятия позволит системно отслеживать выполнение бюджетного регламента, а соответствующее методологическое и программное обеспечение бюджетирования сильно уменьшат влияние «человеческого фактора» на всех стадиях бюджетного процесса.







Кулакова Ольга
директор по науке и развитию ЗАО "КИС"
к.э.н., доцент ВолгГТУ

Преимущества и недостатки использования MS Excel для бюджетирования. Часть 2(дополнение) из 6
Преимущества и недостатки использования MS Excel для бюджетирования. Часть 4 из 6

KИC - Компьютерные Информационные СистемыKИC - Компьютерные Информационные СистемыБюджетированиеБюджетированиеПлан производстваПлан производстваСебестоимостьСебестоимостьФинансовый анализФинансовый анализКИС:БюджетированиеКИС:Бюджетирование
© КИС - Компьютерные Информационные Системы Яндекс.Метрика Яндекс цитирования