Как составить бюджет: практические советы

Кулакова Ольга
к.э.н., директор по науке и развитию ЗАО "КИС"

Исполнение бюджета предприятия. Проблема формирования учетных данных

Рассматривая в предыдущей статье концептуальные подходы, лежащие в основе создания новой версии программы КИС:Бюджетирование, разработчики компании КИС обратились с просьбой ко всем подписчикам принять участие в обсуждении постановки программного продукта.

Благодарим всех, кто не остался равнодушным и высказал свои предложения. Все Ваши сообщения мы обязательно рассмотрим и проанализируем. А некоторые, с нашей точки зрения, дискуссионные пожелания предоставим для обсуждения на страницах нашей рассылки.

Первый вопрос, который нам хотелось бы рассмотреть, "почему в программном продукте КИС:Бюджетирование не реализован функциональный модуль управленческого учета для получения оперативной информации и создания системы контроллинга".

Бюджетный процесс занимает одно из ключевых мест в системе экономического регулирования деятельности предприятий. Создание и совершенствование системы бюджетирования является актуальным для большинства российских предприятий.

Основное предназначение существующей системы заключается в создании эффективного механизма планирования финансово-хозяйственной деятельности. Технология бюджетирования предусматривает составление скоординированного по всем структурным подразделениям и функциям плана работы организации и базируется на комплексном расчете и анализе прогнозов, отражающих особенности внешней среды и внутренних ресурсов.

Однако планирование деятельности предприятия без контроля выполнения планов и координации производственно-хозяйственных процессов является нецелесообразным.

Последующий контроль намеченных показателей, позволяющий осуществить план-факт анализ исполнения бюджета и оценить эффективность системы планирования, выступает составной частью бюджетного процесса.

Функциональные возможности программного продукта КИС:Бюджетирование позволяют посредством моделирования бизнес-процессов и расчета производственных показателей на основе оптимизации материально-финансовых потоков формировать бюджет предприятия, а также осуществлять контроль исполнения принятых планов.

Информационным обеспечением для проведения план-факт анализа являются:

финансово-экономические показатели, содержащиеся в бизнес-заданиях (операционные и финансовые бюджеты предприятия);
фактические данные, отражающие хозяйственную деятельность предприятия.

Поэтому получение информации, необходимой для контроля исполнения бюджета, рассматривается как важное направление в создании информационной подсистемы управления и предопределяет построение на предприятии системы учета, отвечающей требованиям руководителей предприятий в соответствии с действующим законодательством.

Автоматизация задач оперативного и бухгалтерского учета на основе передовых технологий дает возможность получать информацию о ходе выполнения контракта, отслеживать историю взаимоотношений с клиентами, реализовывать учет складских запасов, вести учет рабочего времени, рассчитывать фонд оплаты труда и т.д., следовательно, получать достоверную и полную информацию, необходимую для управления современным предприятием.

В условия плановой экономики действовавшая система бухгалтерского учета отвечала потребностям государственного управления экономикой. Главным потребителем информации выступало государство в лице отраслевых министерств и ведомств, которые осуществляли финансовый контроль и выявляли отклонения от утвержденных моделей ведения хозяйства.

Изменение системы общественных отношений предопределило необходимость адекватной трансформации бухгалтерского учета и разработку программных продуктов, обеспечивающих полезной информацией руководителей и инвесторов.

Как правило, предварительный и текущий контроль исполнения бюджета базируется на системе электронно-документированного управленческого (оперативного) учета, контроль по завершении отчетного периода осуществляется на основании данных бухгалтерского учета.

В действительности, на многих российских предприятиях происходит отторжение данных бухгалтерского учета для оценки выполнения планов вследствие временных интервалов, связанных с закрытием отчетных периодов, а также при недостаточности аналитических регистров, используемых для анализа информации. В этой связи возрастает роль управленческого учета, который используется для повседневного, текущего руководства и управления предприятием. Однако оперативный учет дает информацию об отдельных фактах хозяйственной деятельности и не постоянен во времени. Априори целостной системой учета хозяйственных операций на предприятии является бухгалтерский учет, которому отводится основная роль в системе управления предприятием.

В отличие от других видов учета бухгалтерский учет:

строго документален - основанием для любой бухгалтерской записи должен служить специально оформленный документ;
является сплошным и непрерывным во времени, так как при ведении бухгалтерского учета необходимо фиксировать все без исключения факты хозяйственной деятельности;
отражает все объекты и хозяйственные операции помимо натуральных и трудовых измерителей в единой денежной оценке.

Подтверждение информации, полученной из первичных документов, графиков, по телефону, факсу и других источников, сопоставление данных и отражение хозяйственных операций в бухгалтерских проводках, таким образом, гармонизация оперативных данных с бухгалтерской отчетностью обуславливается системностью и целостностью информационного обеспечения.

Например, коммерческая служба предприятия ведет учет реализованной продукции по менеджерам. В бухгалтерском учете аналитика счета "Продажи" предусматривает отражение информации в разрезе видов продукции. При этих условиях, данные по объемам продаж за отчетный период должны совпадать с бухгалтерской отчетностью, в противном случае контроль исполнения базируется на данных бухгалтерского учета без дополнительной детализации.

Формирование оперативных данных в разрезе отгружаемой продукции, по регионам и по менеджерам, и соответствие их с доходами, проведенными в бухгалтерии, позволит руководителям иметь полную и достоверную информацию для сравнения плановых и фактических показателей и выполнения стимулирующей и контролирующей функции управления.

Действенное управление происходит там, где процесс целенаправленного воздействия с целью получения желаемого результата носит комплексный и системный характер.

Поэтому, единовременного внедрения одного даже самого популярного инструмента управления недостаточно для создания эффективной системы. Формализация выполняемых процедур, создание взаимодополняющих корпоративных систем и их интеграция, формирование единого информационного пространства являются главными составляющими эффективного развития предприятия.

Разработчики компании КИС заинтересованы в создании качественно новой версии и будут благодарны, если Вы примите участие в обсуждении функционала программы, выскажите собственное мнение и конкретные предложения по организации процесса эффективного управления современным предприятием. Письма направляйте по адресу: cis@cis2000.ru